Cómo inscribirse en el SEAO: guía del licitador

1. Preparar el NEQ y un correo de empresa

Antes de abrir el SEAO, reúne tres elementos: el número de empresa de Quebec (NEQ) de tu organización, una dirección de correo de empresa y los datos de contacto oficiales. El SEAO exige una cuenta profesional: una dirección personal de Gmail u Outlook no sirve. Si existía un perfil en el antiguo SEAO, usa el correo asociado para conservar el historial.

2. Crear la cuenta profesional

La conexión pasa por el Servicio de autenticación gubernamental. Crea una cuenta profesional, no una cuenta de ciudadano. La cuenta profesional es la que lleva la organización y sus usuarios; la cuenta de ciudadano sirve para trámites personales y no da acceso a las funciones del SEAO.

3. Crear o unirse a la organización

Vincula la organización a su NEQ. La primera persona que crea la organización se convierte automáticamente en coordinador: será quien gestione los perfiles de los demás usuarios. Si la organización ya existe, pide al coordinador que te cree un perfil en lugar de crear una segunda organización.

4. Recuperar un perfil existente

Si tu empresa usaba el antiguo SEAO, el perfil no se crea desde cero: la función « Recuperar mis perfiles » permite vincularlo a la nueva cuenta con el antiguo código de usuario y la contraseña. Debe hacerlo la persona que era coordinadora en el sistema anterior. El antiguo SEAO está ahora en modo de solo lectura.

5. Configurar los cuatro roles

El SEAO distingue cuatro perfiles, y cada uno cubre una parte del recorrido:

• Coordinador: crea y gestiona los perfiles de usuario de la organización.
• Contabilidad: registra los medios de pago (tarjeta de crédito) para los pedidos de documentos y las presentaciones.
• STVE: acepta las condiciones del servicio de presentación electrónica y realiza las presentaciones de ofertas.
• Usuario especialista: completa la ficha de la empresa en el directorio de proveedores y activa los servicios de suscripción.

6. Configurar la presentación electrónica (STVE)

El perfil STVE debe aceptar las condiciones de uso, elegir un modo de pago y realizar una presentación de prueba obligatoria antes de la primera presentación real. Las ofertas se transmiten en uno o dos archivos PDF según el aviso. Presenta al menos una hora antes del plazo: el servicio se factura por presentación y una presentación de última hora no deja margen si surge un incidente.

En el momento de redactar esta guía, una presentación STVE cuesta 30 $ sin suscripción y 20 $ con los servicios de suscripción del SEAO. La activación del STVE y la presentación de prueba son gratuitas. Consulta la grilla tarifaria vigente antes de planificar.

7. Completar el directorio de proveedores

Con el perfil de Usuario especialista, completa la ficha de la empresa en el directorio de proveedores. Una ficha actualizada ayuda a los compradores públicos a encontrarte y permite activar los servicios de suscripción, en particular los avisos personalizados.

8. Suscribirse a los avisos y a las adendas

Activa las alertas que correspondan a tus sectores y regiones. Pero no hagas depender la vigilancia solo de los correos: la lista de adendas debe comprobarse en el propio expediente en cada sesión de trabajo y justo antes de la presentación. Una adenda publicada después de tu último correo puede modificar una fecha, una cláusula o un cuadro de precios.

9. Lista de verificación de la primera presentación

1. Organización vinculada al NEQ correcto y coordinador identificado.
2. Medio de pago registrado por el perfil de Contabilidad.
3. Condiciones STVE aceptadas y presentación de prueba realizada.
4. Documentos del aviso descargados del SEAO, adendas incluidas.
5. Cuadro de precios completado, verificado y firmado según las instrucciones.
6. Presentación realizada antes del plazo, con prueba de transmisión conservada.

10. Errores frecuentes

• Crear una cuenta de ciudadano en lugar de una cuenta profesional.
• Usar una dirección personal en lugar de un correo de empresa.
• Crear una segunda organización cuando ya existe un perfil.
• Nombrar un solo usuario sin configurar los roles de Contabilidad y STVE.
• Descubrir la presentación de prueba la víspera del plazo.
• Trabajar con documentos recibidos por correo en lugar de descargarlos del SEAO.