Comment s'inscrire au SEAO : le guide du soumissionnaire

1. Préparer le NEQ et un courriel d'affaires

Avant d'ouvrir le SEAO, réunis trois éléments : le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) de ton organisation, une adresse courriel d'affaires et les coordonnées officielles de l'entreprise. Le SEAO demande un compte professionnel : une adresse personnelle de type Gmail ou Outlook ne convient pas. Si un profil existait dans l'ancien SEAO, utilise le courriel qui y était associé pour conserver l'historique.

2. Créer le compte professionnel

La connexion passe par le Service d'authentification gouvernementale. Choisis la création d'un compte professionnel, pas d'un compte citoyen. Le compte professionnel est celui qui porte l'organisation et ses utilisateurs ; le compte citoyen sert aux démarches personnelles et ne donne pas accès aux fonctions du SEAO.

3. Créer ou rejoindre l'organisation

Rattache l'organisation à son NEQ. La première personne qui crée l'organisation en devient automatiquement le coordonnateur : c'est elle qui gérera ensuite les profils des autres utilisateurs. Si l'organisation existe déjà, demande au coordonnateur de te créer un profil plutôt que de créer une seconde organisation.

4. Récupérer un profil existant

Si ton entreprise utilisait l'ancien SEAO, le profil n'est pas recréé de zéro : la fonction « Récupérer mes profils » permet de le rattacher au nouveau compte avec l'ancien code utilisateur et le mot de passe. Cette opération doit être faite par la personne qui était coordonnateur dans l'ancien système. L'ancien SEAO est désormais en lecture seule.

5. Configurer les quatre rôles

Le SEAO distingue quatre profils, et chacun couvre une partie du parcours :

• Coordonnateur : crée et gère les profils utilisateurs de l'organisation.
• Comptabilité : enregistre les moyens de paiement (carte de crédit) pour les commandes de documents et les dépôts.
• STVE : accepte les conditions du service de dépôt électronique et effectue les dépôts de soumissions.
• Utilisateur spécialiste : complète la fiche de l'entreprise dans le répertoire des fournisseurs et active les services d'abonnement.

6. Configurer le dépôt électronique (STVE)

Le profil STVE doit accepter les conditions d'utilisation, choisir un mode de paiement et réaliser un dépôt d'essai obligatoire avant le premier vrai dépôt. Les soumissions se transmettent en un ou deux fichiers PDF selon l'avis. Dépose au moins une heure avant l'heure limite : le service est facturé par dépôt, et un dépôt de dernière minute ne laisse aucune marge en cas d'incident.

Au moment de la rédaction, le dépôt STVE coûte 30 $ sans abonnement et 20 $ avec les services d'abonnement du SEAO. L'activation du STVE et le dépôt d'essai sont gratuits. Vérifie la grille tarifaire en vigueur avant de planifier.

7. Remplir le répertoire des fournisseurs

Sous le profil Utilisateur spécialiste, complète la fiche de l'entreprise dans le répertoire des fournisseurs. Une fiche à jour aide les donneurs d'ouvrage à te trouver et te permet d'activer les services d'abonnement, notamment les avis personnalisés.

8. S'abonner aux avis et aux addenda

Active les alertes qui correspondent à tes secteurs et à tes régions. Mais ne fais pas reposer ta veille uniquement sur les courriels : la liste des addenda doit être vérifiée dans le dossier lui-même à chaque séance de travail et immédiatement avant le dépôt. Un addenda publié après ton dernier courriel peut modifier une date, une clause ou un bordereau.

9. La checklist du premier dépôt

1. Organisation rattachée au bon NEQ et coordonnateur identifié.
2. Moyen de paiement enregistré par le profil Comptabilité.
3. Conditions STVE acceptées et dépôt d'essai réussi.
4. Documents de l'avis téléchargés depuis le SEAO, addenda inclus.
5. Bordereau rempli, vérifié et signé selon les instructions.
6. Dépôt effectué avant l'heure limite, avec preuve de transmission conservée.

10. Les erreurs fréquentes

• Créer un compte citoyen au lieu d'un compte professionnel.
• Utiliser une adresse personnelle plutôt qu'un courriel d'affaires.
• Créer une seconde organisation alors qu'un profil existe déjà.
• Nommer un seul utilisateur sans configurer les rôles Comptabilité et STVE.
• Découvrir le dépôt d'essai la veille de l'échéance.
• Travailler sur des documents reçus par courriel au lieu de les télécharger du SEAO.