Addenda SEAO : comment ne pas rater une modification

1. Ce qu'est un addenda

Le glossaire du SEAO définit l'addenda comme des précisions ou modifications apportées aux documents d'appel d'offres et transmises aux candidats avant la date de dépôt des offres. Ce n'est pas un simple message d'information : l'addenda fait partie du dossier, et la soumission est évaluée contre la version modifiée.

2. Pourquoi un PDF reçu par courriel ne protège pas

Les documents d'appel d'offres et leurs addenda s'obtiennent par le SEAO. Une personne qui reçoit un jeu de documents par courriel d'un tiers n'a aucune garantie de recevoir les addenda suivants : personne n'a l'obligation de les lui transmettre. Déposer sur une version périmée expose à une soumission non conforme, donc au rejet.

3. La règle des 7 jours

Lorsqu'une modification est susceptible d'avoir une incidence sur les prix, l'addenda doit être transmis au moins sept jours avant la date limite de dépôt. Si ce délai n'est pas respecté, la date limite doit être reportée d'autant de jours que nécessaire. L'objectif est de laisser aux soumissionnaires le temps de recalculer leur offre.

4. La règle des 3 jours

Toute modification faite trois jours ou moins avant la date limite entraîne un report d'au moins trois jours, et le jour précédant la nouvelle date doit être un jour ouvrable. Cette règle protège contre les changements de dernière minute, même lorsqu'ils ne touchent pas directement les prix.

5. Le report déplace aussi les plaintes

Le report de la date de dépôt déplace la date limite des plaintes, de la moitié de l'augmentation de la période de dépôt. Ce détail compte si tu prépares une contestation ou si tu suis le calendrier d'un dossier : la date qui figure dans ta première lecture n'est peut-être plus la bonne.

6. Les demandes de précision ont aussi un délai

L'organisme peut ignorer une demande de précision reçue cinq jours ouvrables ou moins avant la date limite, si les documents le prévoient. Pose tes questions tôt, par le canal indiqué, et conserve la réponse écrite. Une réponse verbale ne remplace pas un addenda.

7. La méthode de veille

1. À chaque séance de travail, ouvre l'avis sur le SEAO et consulte la liste des addenda.
2. Télécharge chaque addenda et note sa date de publication.
3. Conserve une arborescence versionnée : dossier initial, puis un sous-dossier par addenda.
4. Remplace la version de travail par la version à jour, sans mélanger les deux.
5. Revalide la checklist, le bordereau et les dates après chaque addenda.
6. Avant le dépôt, vérifie une dernière fois qu'aucun addenda n'est paru depuis ta dernière lecture.

8. Ce qu'il faut revalider après un addenda

• La date et l'heure limites, ainsi que le mode de dépôt.
• Le bordereau de prix : lignes ajoutées, retirées ou modifiées.
• Les formulaires et annexes à signer.
• Les critères d'évaluation et les seuils éliminatoires.
• Les pièces administratives et les garanties exigées.

9. Avant le dépôt

La dernière vérification des addenda se fait juste avant le dépôt, pas la veille. Si un addenda est paru dans les dernières heures, il faut relire le dossier et, au besoin, reporter le dépôt. Un dépôt tardif est refusé ; un dépôt sur une version périmée est non conforme. Les deux coûtent la soumission.

10. Les erreurs fréquentes

• Lire seulement la première page de l'addenda.
• Supposer qu'une alerte courriel suffit.
• Mettre à jour le texte mais pas le bordereau.
• Mélanger des pièces de deux versions du dossier.
• Ne pas vérifier les addenda le jour du dépôt.