Grille de prix et bordereau : comment les remplir sans erreur

1. Lire les instructions du bordereau avant de le remplir

Chaque dossier a ses règles : type de prix, unités, taxes, options, arrondis, format de fichier. Les instructions aux soumissionnaires et les notes du bordereau priment sur tes habitudes. Lis-les avant d'ouvrir Excel, pas après avoir rempli la première ligne.

2. Prix unitaire ou forfaitaire : ne pas mélanger les logiques

Un contrat à prix unitaires se remplit ligne par ligne, avec une quantité et un prix par unité. Un contrat forfaitaire se chiffre globalement. Les deux logiques ne se mélangent pas. Dans un contrat à prix unitaires, le prix unitaire prévaut généralement en cas d'erreur d'écriture ou de calcul, et il peut parfois être reconstitué à partir du total et de la quantité lorsque les instructions le prévoient. Cette règle depende des documents : ne l'applique pas par défaut.

3. Toutes les lignes, aucune case vide

Une ligne laissée vide est rarement traitée comme un prix de zéro. Elle est souvent considérée comme une omission majeure, et le donneur d'ouvrage ne peut pas présumer du prix à ta place. Si une ligne ne s'applique pas, vérifie ce que les instructions demandent : inscrire zéro, indiquer « sans objet » ou laisser vide n'ont pas le même effet.

4. Unités et quantités

Ne change pas les unités, ne fusionne pas les lignes et ne corrige pas les quantités de ta propre initiative. Si une quantité te semble incohérente, pose une question dans le délai prévu plutôt que de la modifier. Une unité mal comprise multiplie ou divise ton prix sans que personne ne le voie avant l'ouverture.

5. Les taxes

Lorsque les documents demandent d'indiquer les taxes séparément, fais-le. Oublier d'inclure les taxes alors que le dossier les exige n'est pas toujours traité comme une simple erreur de calcul : la jurisprudence a déjà qualifié ce type d'oubli d'irrégularité majeure, surtout lorsqu'il a pour effet de présenter une offre artificiellement plus basse. Vérifie le taux, la base de calcul et la ligne où la taxe doit apparaître.

6. Erreur de calcul ou erreur cléricale ?

La correction d'une erreur est possible lorsqu'elle est matérielle, apparente et qu'elle ne demande aucune interprétation. À l'inverse, une erreur répétée de la même façon sur toutes les lignes, un prix unitaire omis ou un mauvais type de prix peuvent être jugés majeurs. La frontière dépend des documents et de la jurisprudence : la seule stratégie fiable est de viser zéro erreur avant le dépôt.

7. Options, variantes et lots

Si le dossier prévoit des options, des variantes ou des lots, identifie clairement ce qui est offert, ce qui est optionnel et ce qui ne l'est pas. Un prix ajouté dans la mauvaise colonne peut rendre l'offre ambiguë. Ne propose pas une variante si les documents ne l'autorisent pas.

8. Le double contrôle

1. Une personne remplit, une autre vérifie : la seconde lecture attrape ce que l'auteur ne voit plus.
2. Recalcule les sous-totaux et le total avec une méthode différente (calculatrice, tableur, contrôle manuel).
3. Compare le total du bordereau avec le montant de la garantie de soumission, lorsque celle-ci est un pourcentage du prix.
4. Vérifie que chaque ligne a une quantité, une unité et un prix.
5. Relis les notes et les pieds de page : c'est souvent là que se cachent les conditions de prix.

9. Version et addenda

Un addenda peut modifier le bordereau : ligne ajoutée, quantité corrigée, unité changée. Avant de remplir, vérifie que tu utilises la dernière version. Après chaque addenda, reprends le bordereau depuis le fichier à jour et compare avec ta version précédente. Ne copie jamais des lignes d'une ancienne version dans la nouvelle sans vérifier les quantités.

10. Avant le dépôt

• Bordereau signé et daté si les documents l'exigent.
• Format de fichier respecté (Excel, PDF, formulaire en ligne).
• Toutes les feuilles et tous les onglets remplis, pas seulement le premier.
• Taxes et totaux vérifiés une dernière fois.
• Version déposée identique à la version contrôlée.

Ce guide est informatif. Il ne remplace ni les instructions du dossier, ni un avis juridique. En cas de doute sur une ligne ou une taxe, pose une question écrite avant la date limite.